¿Cómo inventariar su colección? Pros y contras y soluciones y herramientas digitales

Tiempo de lectura 9 min

Hayas dado ya el paso o no, si eres coleccionista seguro que ya te has hecho esta pregunta.

Un objeto de coleccionista, independientemente de su procedencia y de su época, suele ser un pequeño pedazo de historia, el testigo de una época, una parte de nuestro patrimonio común... La conservación y difusión de sus objetos y conocimientos permiten tanto contar la historia de un periodo que nos fascina, como contribuir al avance de la ciencia y el conocimiento a nuestro nivel. Coleccionar es ensamblar piezas de la historia y contribuir a la conservación del patrimonio universal.

Sinceramente, este artículo es algo partidista. Efectivamente, soy un firme defensor de la digitalización, la compartición y las bases de datos online. Sin embargo, abordaré con la mayor objetividad posible todas las posibilidades y preguntas que podemos hacernos antes de dar el paso.

Este artículo es una traducción automática, para leer el documento en su idioma original, pulse aquí.

¿Necesito ser ingeniero informático para digitalizar mi colección?

¿Cuáles son los riesgos de digitalizar mi colección?

• Preservar su información
• Hágalo usted mismo
• Para un profesional
• Seguridad informática

¿Qué solución utilizar para digitalizar su colección?

• Comenzar con la digitalización
• La solución “casera”
• Software de gestión de colecciones
• Aplicaciones de gestión de cobros
• Soluciones de gestión de cobros en línea
• Benchmark

¿Cuál es el interés científico de hacer pública mi colección?

Para terminar, ¿algún consejo sobre la mejor solución a utilizar?

¿Necesito ser ingeniero informático para digitalizar mi colección?

La respuesta a esta pregunta es, por supuesto, no. Hay muchas formas de digitalizar tu colección, accesibles para todos. No voy a desarrollar más esta cuestión todavía, ya que volveremos a hablar de las diferentes posibilidades más adelante en este artículo.

¿Cuáles son los riesgos de digitalizar mi colección?

Hay dos aspectos principales que hay que tener en cuenta a la hora de asegurar sus datos una vez digitalizados. En primer lugar, la durabilidad de tu información (evitar que se estropee el ordenador, que el host deje de funcionar...), y en segundo lugar, la seguridad y accesibilidad de tu información a tu cargo por parte de un tercero (acceso a tu ordenador, hackeo de una cuenta online).

Conserve su información

Respecto a la durabilidad de tu información, la primera pregunta que debes hacerte es si confías más en ti mismo o en un profesional del sector.

Hágalo usted mismo

Un coleccionista que ha emprendido un largo y tenso trabajo de inventario debe pensar en realizar periódicamente copias de seguridad de sus datos.

Guardar regularmente una copia de seguridad de su archivo Excel en una llave USB colocada junto a su ordenador de sobremesa no es suficiente. Tendrá que pensar en lo peor (robo, incendio...) y, por tanto, multiplicar las ubicaciones de las copias de seguridad: en su ordenador, una llave USB en la caja fuerte de su banco, una copia en casa de un familiar, una copia de seguridad online... Lo difícil será ser riguroso a lo largo de los años para mantener actualizadas tus distintas copias de seguridad.

Consulta a un profesional

La ventaja de confiar este problema a un profesional es que ya no tiene que preocuparse por todos estos problemas de copia de seguridad. Estás delegando la responsabilidad en otra persona, lo que conlleva ventajas y desventajas.

"¿Qué garantía tenemos de que seguirá ahí dentro de 10 o 20 años? Esta es la pregunta tan legítima que cualquier coleccionista puede hacerse antes de elegir una solución de almacenamiento o inventario. La única respuesta honesta a esta pregunta es que no hay ninguna garantía.

Entonces, ¿qué se puede hacer? ¡Lo correcto es elegir una solución que no haga prisioneros a sus datos! Cualquier solución en la que confíes debe permitirte exportar para que puedas llevar tus valiosos datos de vuelta a casa en cualquier momento.

Seguridad informática

Voy a dejar de lado el tema de la piratería de datos porque tanto si eres un particular como una de las mayores empresas del planeta nadie está totalmente a salvo de la piratería. El profesional que te diga lo contrario será un mentiroso o un incompetente.

Sin embargo, es posible limitar los riesgos respetando unas sencillas reglas: elegir un pseudónimo como nombre de usuario, no dar tu dirección física a nadie, elegir una contraseña segura... Públicamente en Internet, no digas más de lo que le dirías a un desconocido en la calle.

Es fácil pensar que te estás poniendo en peligro cuando digitalizas tus preciados objetos de colección. Pero en realidad, una colección digitalizada es una colección protegida. Los avatares de la vida pueden afectar a cualquier coleccionista. Cuando una colección se pierde (ya sea por un robo o por una catástrofe), tener un inventario online completo es tu mejor aliado para superar la situación y tener capacidad de respuesta en un momento en el que realmente no tienes el dolor de cabeza de perseguir billetes y fotografías desperdigadas.

¿Qué solución utilizar para digitalizar su colección?

Solución casera, software de gestión de colecciones, aplicación móvil, sitio online... En el siguiente apartado, veremos las diferentes soluciones del mercado, presentando ventajas e inconvenientes.

Cómo empezar a digitalizar

Antes de digitalizar su colección, tendrá que empezar por catalogarla. Esta puede ser la parte más larga del proceso de catalogación, pero es sobre todo el paso esencial.

Es obvio que esta tarea puede parecer titánica cuando se han acumulado objetos de colección por cientos, o incluso miles, durante varias décadas... Pero lo importante es empezar priorizando por temas; lo que es más importante para ti, lo que deseas compartir, los objetos más preciados, o los más sencillos de fotografiar... No hace falta que hayas inventariado toda tu colección para estar orgulloso del resultado.

Este paso de inventario puede convertirse en un verdadero placer porque te permite reconocer tu colección. Tus conocimientos han evolucionado a lo largo de los años y sin duda redescubrirás raridades escondidas en tus bandejas y quizás incluso encuentres objetos desconocidos.

La “solución casera”

La solución casera suele requerir poco: un ordenador de sobremesa, una cámara y un archivo Excel (o equivalente).

Una vez realizado el trabajo de posicionamiento web, bastará con crear un archivo de Excel con una fila por objeto y una columna por característica que se desee registrar. Aplicado al ámbito de la numismática, por ejemplo, puedes organizar tu colección de monedas con la siguiente información : Título, Descripción, Fecha de emisión, Rareza, Metal, Información de compra (precio, fecha, vendedor...), Estimación, Referencia en libros, Fuente (enlace de internet)...

Pros:

• Escoge el formato de tus datos
• Puedes elegir el formato de tus datos.
• Mantén tus datos "en casa" lejos de miradas indiscretas

Cons:

• Limitación a su propio cómo

• Dificultad para acceder a la información desde fuera de casa

• Nadie está a salvo de un fallo informático, con una copia de seguridad no realizada o no actualizada durante meses o incluso años

Software de gestión de colecciones

Lo que comúnmente llamamos software es un programa que se instala en tu ordenador de sobremesa.

Hoy en día los softwares se están quedando obsoletos por varias razones. Estos se instalan en su ordenador personal, a menudo sin una puerta de entrada a Internet. La mayoría de los softwares existentes están envejecidos y muchos ya no se actualizan.

Han tenido sus horas de gloria y siguen siendo los fieles compañeros de muchos coleccionistas. Permiten a sus usuarios ahorrar tiempo respecto a la solución casera porque la mayoría de ellos contienen árboles de clasificación preconcebidos muy completos y una serie de herramientas muy prácticas (extracción en Excel...).

Pros:

• Árbol de clasificación y características predefinidas

• Formas y plantillas predefinidas para una clasificación homogénea y consistente

• • Gestiona tu colección en tu rincón (¿ventaja o desventaja?)

Cons:

• Software que suele estar desfasado o incluso obsoleto

• Escaso o nulo soporte y actualizaciones

• Falta de puerta de enlace a internet

• No es compatible con un teléfono

Aplicación de gestión de cobros

La aplicación de gestión de colecciones es al teléfono lo que el software al ordenador, ¡pero más moderno! Tener tu colección siempre a mano es algo que se agradece

El otro interés de usar una aplicación móvil es también la posibilidad de simplemente tomar una foto de su objeto desde su smartphone y luego crear su archivo de objetos. Esto es muy útil para temas de colección que no requieren un gran esfuerzo de inventario, ni una descripción o ficha personalizada.

Un coleccionista de cápsulas de champán o de cerveza puede encontrar su felicidad en el uso de una aplicación móvil. Un coleccionista de monedas antiguas, arte contemporáneo o antigüedades, en cambio, tendrá que crear tarjetas detalladas desde cero. Se trata de un trabajo de oficina que requiere mucho tiempo y que no es adecuado para el formato telefónico.

Pros:

• Su colección siempre a mano
• Tecnologías modernas
• Ahorra tiempo cuando su tema de colección se adapta a sus necesidades

Cons:

• Un inventario de colecciones es más bien un trabajo de oficina

• La aplicación no siempre permite hacer copias de seguridad de la colección en caso de perder el teléfono

• Problema de mantenimiento Problema de compatibilidad Android / IOS (Mac)

Soluciones de gestión de cobros en línea

Probablemente lo habéis visto venir ya que estáis en el blog de una solución de gestión de coleccionismo online; mi preferencia para digitalizar una colección se decanta por soluciones basadas en la web.

Esta alternativa tiene efectivamente el mérito de poder combinar lo mejor de las 3 soluciones anteriormente mencionadas.

Te permite, por ejemplo, crear tu galería online y compartir tu colección con el público en general o por el contrario restringir el acceso a quien tú quieras. Tu colección es accesible en cualquier soporte: ordenador de sobremesa, tableta o teléfono móvil.

El alojamiento en un servidor remoto te permite automatizar las copias de seguridad para protegerte de la pérdida de datos.

Pros:

• Accesible a través del teléfono, la tableta y el ordenador

• Gama de servicios potencialmente infinita

• No estamos atados de pies y manos a un dispositivo físico

• • Muy poco riesgo de pérdida de datos para una solución alojada en la Nube

Cons:

• No siempre es compatible con los navegadores más antiguos
• Necesita conexión a internet para consultar su colección

Benchmark