Come inventariare la tua collezione? Pro e contro e soluzioni e strumenti digitali
Tempo di lettura 9 min
Che tu abbia già fatto il passo o meno, se sei un collezionista ti sei sicuramente già posto questa domanda.
Un oggetto da collezione, indipendentemente dalla sua provenienza e dalla sua epoca, è spesso un piccolo pezzo di storia, il testimone di un periodo, una parte del nostro patrimonio comune... La conservazione e la diffusione dei suoi oggetti e delle sue conoscenze permettono sia di raccontare la storia di un periodo che ci affascina, sia di contribuire al progresso della scienza e della conoscenza al nostro livello. Collezionare è assemblare pezzi di storia e contribuire alla conservazione del patrimonio universale.
In tutta onestà, questo articolo è un po' di parte. Sono infatti un forte sostenitore della digitalizzazione, della condivisione e delle banche dati online. Tuttavia, affronterò nel modo più obiettivo possibile tutte le possibilità e le domande che possiamo porci prima di fare il grande passo.
Questo articolo è una traduzione automatica, per leggere il documento in lingua originale, clicca qui.
Devo essere un ingegnere informatico per digitalizzare la mia collezione?
Quali sono i rischi della digitalizzazione della mia collezione?
Quale soluzione utilizzare per digitalizzare la tua collezione?
- Iniziare la digitalizzazione
- La “soluzione”fatta in casa
- Software di gestione delle collezioni
- Applicazioni per la gestione delle collezioni
- Soluzioni per la gestione delle collezioni online
- Benchmark
Qual è l'interesse scientifico nel rendere pubblica la mia collezione?
Per concludere, qualche consiglio sulla migliore soluzione da utilizzare?
Quali sono i rischi della digitalizzazione della mia collezione?
Ci sono due aspetti principali da considerare quando si tratta di proteggere i vostri dati una volta che sono stati digitalizzati. In primo luogo, la durevolezza delle tue informazioni (prevenire la rottura del computer, un host che va fuori uso...), e in secondo luogo, la sicurezza e accessibilità delle tue informazioni a tue spese da parte di terzi (accesso al tuo computer, hacking di un account online).
Preserva le tue informazioni
Per quanto riguarda la durata delle vostre informazioni, la prima domanda da porsi è se vi fidate di più di voi stessi o di un professionista del settore.
Chiede a un professionista
Il vantaggio di affidare questo problema a un professionista è che non dovrete più preoccuparvi di tutti questi problemi di backup. State delegando la responsabilità a qualcun altro, il che comporta vantaggi e svantaggi.
"Che garanzia abbiamo che ci sarà ancora tra 10 o 20 anni? Questa è la domanda molto legittima che ogni collezionista può porsi prima di scegliere una soluzione di stoccaggio o di inventario. L'unica risposta onesta a questa domanda è che non ci sono garanzie.
Quindi cosa si può fare? La cosa giusta è scegliere una soluzione che non renda i tuoi dati prigionieri! Qualsiasi soluzione di cui ti puoi fidare dovrebbe permetterti di esportare in modo da poter portare i tuoi preziosi dati a casa in qualsiasi momento.
IT Security
Tralascerò la questione della pirateria dei dati perché che siate un individuo o una delle più grandi aziende del pianeta nessuno è totalmente al sicuro dalla pirateria. Il professionista che vi dirà il contrario sarà o un bugiardo o un incompetente.
È comunque possibile limitare i rischi rispettando alcune semplici regole: scegliete un pseudonimo come nome utente, non date il vostro indirizzo fisico a nessuno, scegliete una password sicura... Pubblicamente su Internet, non dire più di quello che diresti a un estraneo per strada.
È facile pensare che ci si mette in pericolo quando si digitalizzano i propri preziosi oggetti da collezione. Ma in realtà, una collezione digitalizzata è una collezione protetta. Gli alti e bassi della vita possono colpire qualsiasi collezionista. Quando una collezione sparisce (che sia un furto o un disastro), avere un inventario online completo è il tuo migliore alleato per superare la situazione ed essere reattivo in un momento in cui non hai davvero il mal di testa di inseguire fatture e fotografie sparse in giro.
Inizio della digitalizzazione
Prima di digitalizzare la tua collezione, dovrai iniziare catalogandola. Questa può essere la parte più lunga del processo di catalogazione, ma è soprattutto il passo essenziale.
È ovvio che questo compito può sembrare titanico quando hai accumulato centinaia, o addirittura migliaia di oggetti da collezione nel corso di diversi decenni... Ma l'importante è cominciare a dare delle priorità per tema; ciò che è più importante per voi, ciò che volete condividere, gli oggetti più preziosi, o i più semplici da fotografare... Non è necessario aver inventariato tutta la tua collezione per essere orgoglioso del risultato.
Questa fase di inventario può diventare un piacere reale perché ti permette di riscoprire la tua collezione. La tua conoscenza si è evoluta nel corso degli anni e senza dubbio riscoprirai le rarità nascoste nei tuoi vassoi e forse troverai anche oggetti sconosciuti.
Il “Fatto in casa” Soluzione
La soluzione fatta in casa di solito richiede poco: un computer desktop, una macchina fotografica e un file Excel (o equivalente).
Una volta fatto il lavoro di SEO, sarà sufficiente creare un file Excel con una riga per oggetto e una colonna per ogni caratteristica che si desidera registrare. Applicato al campo della numismatica, per esempio, puoi organizzare la tua collezione di monete con le seguenti informazioni: Titolo, Descrizione, Data di emissione, Rarità, Metallo, Informazioni sull'acquisto (prezzo, data, venditore...), Stima, Riferimento nei libri, Fonte (link internet)...
Pros:
- Scegliete il formato dei vostri dati
- Tieni i tuoi dati "a casa" lontano da occhi indiscreti
Consigli:
- Limitazione al proprio how-to
- Difficoltà di accedere alle informazioni da fuori casa
- Nessuno è al sicuro da un guasto del computer, con un backup non fatto o non aggiornato per mesi o addirittura anni
Software di gestione delle collezioni
Quello che comunemente chiamiamo software è un programma che si installa sul tuo computer desktop.
Al giorno d'oggi i software stanno diventando obsoleti per diverse ragioni. Questi sono installati sul vostro personal computer, spesso senza un gateway internet. La maggior parte dei software esistenti sta invecchiando e molti non sono più aggiornati.
Hanno avuto le loro ore di gloria e sono ancora i fedeli compagni di molti collezionisti. Permettono ai loro utenti di risparmiare tempo rispetto alla soluzione fatta in casa perché la maggior parte di loro contiene alberi di classificazione preconcetti molto completi e una serie di strumenti molto pratici (estrazione Excel...).
Pros:
- Albero di classificazione e caratteristiche predefinite
- Forme e modelli predefiniti per una classificazione omogenea e coerente
- Gestisci la tua collezione nel tuo angolo (vantaggio o svantaggio?)
Consigli:
- Software spesso non aggiornato o addirittura obsoleto
- Poco o nessun supporto e aggiornamenti
- Mancanza di gateway internet
- Non è compatibile con un telefono
Applicazione di gestione delle collezioni
L'applicazione di gestione delle collezioni è per il telefono quello che il software è per il computer, ma più moderno! Avere la propria collezione sempre a portata di mano è qualcosa da apprezzare!
L'altro interesse di usare un'applicazione mobile è anche la possibilità di fare semplicemente una foto del tuo oggetto dal tuo smartphone e poi creare il tuo file oggetto. Questo è molto utile per i temi di collezione che non richiedono un grande sforzo di inventario, né una descrizione o una scheda personalizzata.
Un collezionista di champagne o di capsule di birra può trovare la sua felicità nell'uso di un'applicazione mobile. Un collezionista di monete antiche, di arte contemporanea o di antichità, invece, dovrà creare da zero delle schede dettagliate. Questo è un lavoro d'ufficio che richiede tempo e non è adatto al formato telefonico.
Pros:
- La tua collezione sempre a portata di mano
- Tecnologie moderne
- Risparmia tempo quando il suo tema di collezione è adattato alle tue esigenze
Consigli:
- L'inventario di una collezione è più un lavoro d'ufficio
- L'applicazione non sempre permette di fare il backup della tua collezione in caso di perdita del telefono
- Problema di manutenibilità Problema di compatibilità Android / IOS (Mac)
Soluzioni per la gestione delle collezioni online
Probabilmente te l'aspettavi, visto che sei sul blog di una soluzione di gestione di oggetti da collezione online; la mia preferenza per la digitalizzazione di una collezione va molto verso le soluzioni web-based.
Questa alternativa ha infatti il merito di poter combinare il meglio delle 3 soluzioni precedentemente menzionate.
Ti permette, per esempio, di creare la tua galleria online e condividere la tua collezione con il grande pubblico o al contrario di restringere l'accesso a chi vuoi tu. La tua collezione è accessibile su qualsiasi supporto: desktop, tablet o cellulare.
L'hosting su un server remoto ti permette di automatizzare i backup per proteggerti dalla perdita di dati.
Pros:
- Accessibile tramite telefono, tablet e computer
- Gamma potenzialmente infinita di servizi
- Non siamo legati mani e piedi a un dispositivo fisico
- Molto poco rischio di perdita di dati per una soluzione ospitata nel Cloud
Cons:
- Non sempre compatibile con i browser più vecchi
- Necessita di connessione internet per consultare la sua collezione
Qual è l'interesse scientifico nel rendere pubblica la mia collezione?
Forse non ce ne rendiamo conto, ma ogni oggetto pubblicato online aggiunge la sua pietra all'edificio della conoscenza sul tema della sua collezione. L'idea di rendere pubblica la propria collezione, oltre all'aspetto della condivisione, permette di costruire un catalogo utile a tutti nell'ambito della ricerca, dello studio o dell'identificazione.
Rendere pubblica la propria collezione permette quindi, al proprio livello, di far progredire la conoscenza generale di un dominio nel momento in cui i dati messi online sono strutturati all'interno di un database.
Per spiegare concretamente cosa significa, un database permette di trovare facilmente un oggetto o una serie di oggetti lanciando una ricerca con parole chiave o filtrando il risultato per categoria o caratteristica.
Su CollecOnline per esempio, contiamo 110.000 oggetti pubblici su 140.000 oggetti messi in linea. Cercare in una collezione di 100 oggetti è comodo per trovare un oggetto, ma questa stessa ricerca su 100.000 oggetti oggi, e su diversi milioni di oggetti domani, è estremamente potente!
Aiutateci (e aiutate voi stessi allo stesso tempo) costruendo insieme la più grande base di conoscenza del mondo.
CollecOnline (e non a CollectOnline!), la cassetta degli attrezzi digitale per collezionisti e amanti dell'arte!
Da 6 anni a questa parte, aiutiamo i collezionisti di tutti i settori a gestire le loro collezioni e a costruire la soluzione ideale. Siamo un team di appassionati, anch'essi collezionisti nel nostro tempo libero (e anche nelle ore non perse).
Sempre attenti alle vostre esigenze, abbiamo a cuore di far evolvere il nostro sito ogni settimana in modo che diventi un vero compagno per i vostri oggetti da collezione.
