Comment numériser sa collection ? Le pour, le contre et les solutions

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Que vous ayez déjà franchi le pas ou non, vous vous êtes certainement déjà posé cette question si vous êtes collectionneur.

Un objet de collection, quelle que soit sa provenance et son époque, c’est bien souvent un petit morceau d’histoire, le témoin d’une période, une partie de notre patrimoine commun… La préservation et la diffusion de ses objets et de ses connaissances permettent à la fois de faire le récit d’une période qui nous passionne et de contribuer à faire avancer la science et la connaissance à notre échelle. Collectionner, c’est assembler des morceaux d’histoire et contribuer à la préservation du patrimoine universel.

En toute honnêteté, cet article est quelque peu partisan. Je suis en effet un fervent défenseur de la numérisation, du partage et des bases de données en ligne. Toutefois, je vais aborder de la façon la plus objective possible l’ensemble des possibilités et questions que l’on peut se poser avant de sauter le pas.

Faut-il être ingénieur en informatique pour digitaliser sa collection ?

Existe-t-il des risque à numériser sa collection ?

• Pérenniser vos informations
• Gérer vous-même vos informations
• Déléguer cette gestion à un professionnel
• Sécurité informatique

Quelle solution utiliser pour numériser sa collection ?

• Prérequis à toute digitalisation
• La solution “Maison”
• Le logiciel de gestion de collection
• L’application de gestion de collection
• Les solutions en ligne de gestion de collection
• Tableau récapitulatif

Quel est l’intérêt scientifique de rendre publique ma collection ?

Pour conclure, avez-vous des conseils sur la meilleure solution à utiliser ?

Faut-il être ingénieur en informatique pour digitaliser sa collection ?

La réponse à cette question est bien évidemment ; non. Il existe des tonnes de manières de numériser sa collection. Je ne vais pas m’attarder plus sur cette question, nous reviendrons plus bas dans cet article sur les différentes possibilités qui s’offrent à vous.

Existe-t-il des risque à numériser sa collection ?

Il y a deux aspects majeurs à considérer autour de la sécurisation de ses données une fois celles-ci numérisées. D’abord la pérennité de ses informations (ordinateur qui tombe en panne, hébergeur qui met les clés sous la porte…), puis l’accessibilité de ses informations à vos dépends par un tiers (accès à votre ordinateur, piratage d’un compte en ligne).

Pérenniser vos informations

Concernant la pérennité de vos informations, la première question à se poser, c’est de savoir si l’on fait plus confiance à soi-même ou un professionnel du secteur.

Gérer vous-même vos informations

Un collectionneur qui a entrepris un long et fastidieux travail d’inventaire doit penser à régulièrement sauvegarder ses données.

Faire une sauvegarde de son fichier Excel régulièrement sur une clé USB posée à côté de son ordinateur de bureau n’est pas suffisant. Il vous faudra penser au pire (cambriolage, incendie…) et donc multiplier les emplacements de sauvegarde : sur votre ordinateur, une clé USB dans votre coffre à la banque, une copie chez un proche, une sauvegarde en ligne… La difficulté sera d’être rigoureux au fil des années pour tenir vos différentes sauvegardes à jour.

Déléguer cette gestion à un professionnel

L’avantage de confier à un professionnel cette problématique, c’est de ne plus avoir à se préoccuper de toutes ces questions de sauvegarde. Vous déléguez en quelque sorte la responsabilité à un autre acteur, ce qui présente des avantages et des inconvénients.

Qu’est-ce qui nous garantit que vous serez toujours là dans 10 ou 20 ans ? C’est la question toute légitime que peut se poser tout collectionneur avant de choisir une solution de stockage ou d’inventaire. La seule réponse honnête à cette question est que rien ne le garantit.

Alors que faire ? La bonne chose est de choisir une solution qui ne rend pas vos données prisonnières ! Toute solution digne de confiance doit vous permettre de réaliser des exports de telle sorte que vous puissiez rapatrier à tout moment vos précieuses données chez vous.

Sécurité informatique

Je vais laisser de côté la question du piratage des données car, que l’on soit un particulier ou l’une des plus grosses sociétés de la planète, personne n’est totalement à l'abri d’un piratage. Le professionnel que vous dira le contraire sera soit un menteur soit un incompétent.

Il est, par contre, tout à fait possible de limiter les risques en respectant quelques règles simples : choisir un pseudonyme pour nom d’utilisateur, ne pas communiquer votre adresse physique au premier venu, choisir un mot de passe sécurisé… Publiquement sur internet, n’en dites pas plus que vous en diriez à un inconnu dans la rue.

Il est facile de penser que l’on se met en danger lorsque l’on digitalise ses précieux objets de collection. Mais en vérité, digitaliser sa collection, c'est la protéger. Les aléas de la vie peuvent toucher tout collectionneur. Lors de la disparition d’une collection (que cela soit un vol ou un sinistre), posséder un inventaire de collection complet en ligne est votre meilleur allié pour traverser cette situation et être réactif à un moment où vous n’aurez vraiment pas la tête à courir après des factures et photographies dispersées à droite et à gauche…

Quelle solution utiliser pour numériser ma collection ?

Solution maison, logiciel de gestion de collection, application mobile, site en ligne… Nous allons nous pencher dans le paragraphe suivant aux différentes solutions du marché en présentant avantages et inconvénients.

Prérequis à toute digitalisation

Avant de digitaliser sa collection, il faudra commencer par l’inventorier. C’est peut-être la partie la plus longue dans une démarche de catalogage mais c’est avant tout l’étape indispensable.

Il est évident que ce chantier peut paraître titanesque lorsque l’on a amassé des objets de collection par centaines, voire milliers, durant plusieurs décennies… Mais l’important est de commencer en priorisant par thématique ; ce qui nous tient le plus à cœur, ce que l’on souhaite partager, les objets les plus précieux, ou les plus simples à photographier… Il n’est pas nécessaire d’avoir inventorié la totalité de sa collection pour être déjà fier du résultat.

Cette étape d’inventaire peut devenir un véritable plaisir car elle permet de redécouvrir sa collection. Vos connaissances ont évolué au fil des années et nul doute que vous allez redécouvrir des raretés cachés dans vos plateaux et peut-être même trouver des objets inconnus.

La solution “Maison”

La solution maison nécessite en général peu de chose : un ordinateur de bureau, un appareil photo et un fichier Excel (ou un équivalent).

Une fois le travail de référencement effectué, il vous suffira de créer un fichier Excel avec une ligne par objet et une colonne par caractéristique que vous souhaitez consigner. Appliqué au domaine de la numismatique, par exemple, vous pouvez organiser votre collection de monnaies avec les informations suivantes : Titre, Description, Date d'émission, Rareté, Métal, Information d’achat (prix, date, vendeur…), Estimation, Référence dans les ouvrages, Source (lien internet)….

Avantages :

• Garder la main sur le format de ses données
• Conserver ses données “à la maison” à l’abri des regards indiscrets

Inconvénients :

• Limitation à ce que l’on sait faire
• Difficulté à accéder à ses informations depuis l’extérieur
• Personne n’est à l’abri d’une panne d’ordinateur, avec un backup (sauvegarde) non réalisé ou pas à jour depuis des mois voir des années

Le logiciel de gestion de collection

Ce que nous appelons communément un logiciel, c’est un programme qui s’installe sur votre ordinateur de bureau.

A notre époque, le logiciel tombe en désuétude pour plusieurs raisons. Ceux-ci sont installés sur votre ordinateur personnel, bien souvent sans passerelle internet. La majorité des logiciels existants sont vieillissants, et pour bon nombre ne sont plus mis à jour.

Ils ont eu leurs heures de gloire et sont encore les fidèles compagnons de nombreux collectionneurs. Ceux-ci permettent à leur utilisateur de gagner du temps vis-à-vis de la solution maison car ils contiennent pour la plupart des arborescences de classement préconçues très complètes et un certain nombre d’outils fort pratiques (extraction Excel…).

Avantages :

• Arborescence de classement et caractéristiques prédéfinies
• Fiches et modèles prédéfinis permettant d’avoir un classement homogène et cohérent
• Gérer sa collection dans son coin (avantage ou inconvénient?)

Inconvénients :

• Logiciel bien souvent vieillissant, voire obsolète
• Peu ou pas de support et mises à jour
• Absence de passerelle internet
• Incompatible avec un téléphone

L’application de gestion de collection

L’application de gestion de collection est au téléphone ce qu’est le logiciel à l’ordinateur, mais en plus moderne ! Avoir sa collection toujours à portée de main est quelque chose d’appréciable !

L’autre intérêt d’utiliser une application mobile, c’est également la possibilité de très simplement prendre une photo de son objet depuis son smartphone puis de créer sa fiche objet. C'est très pratique pour les thématiques de collection qui ne nécessitent pas un gros effort d’inventaire, ni de fiche ou de description personnalisée.

Un collectionneur de muselets de champagne ou de capsules de bière peut trouver son bonheur dans l’utilisation d’une application mobile. Un collectionneur de monnaies anciennes, d’art contemporain ou d’antiquité devra par contre créer des fiches détaillées en partant de zéro. Cataloguer sa collection, c’est un travail de bureau de longue haleine qui n'est pas adapté au format téléphone.

Avantages :

• Votre collection toujours à portée de main
• Des technologies modernes
• Un gain de temps lorsque sa thématique de collection est adaptée

Inconvénients :

• Un inventaire de collection est plutôt un travail de bureau
• L’application ne permet pas toujours de réaliser des sauvegardes de sa collection en cas de perte de son téléphone
• Problème de maintenabilité
• Problème de compatibilité Android / IOS (Mac)

Les solutions en ligne de gestion de collection

Vous l’aurez sans doute vu venir étant donné que vous êtes sur le blog de CollecOnline, une solution de gestion d’objets de collection en ligne ; ma préférence pour inventorier sa collection va de loin vers les solutions web.

Cette alternative a en effet le mérite de pouvoir combiner le meilleur des 3 solutions précédemment citées.

Elle vous permet, par exemple, de créer votre galerie en ligne et partager votre collection avec le grand public ou au contraire de restreindre l’accès à qui vous le souhaitez. Votre collection est accessible sur tous supports : ordinateur de bureau, tablette ou téléphone portable.

L’hébergement sur un serveur distant permet d’automatiser la sauvegarde de backups pour vous mettre à l'abri de la perte de données.

Avantages :

• Accessible via téléphone, tablette et ordinateur
• Une gamme de services plus vaste et évolutive
• Ne pas être pieds et poings liés à un périphérique physique
• Très peu de risque de perte de données pour une solution hébergée dans le Cloud

Inconvénients :

• Pas toujours compatible bien sur les vieux navigateurs
• Besoin d’internet pour consulter sa collection

Tableau récapitulatif

Quel est l’intérêt scientifique de rendre publique ma collection ?

On ne s’en rend pas forcément compte, mais chaque objet publié en ligne ajoute sa pierre à l’édifice de la connaissance sur sa thématique de collection. L’idée de rendre sa collection disponible publiquement, outre l’aspect partage, permet de construire un catalogue utile à tous dans le cadre d’une recherche, d’une étude ou d’une identification.

Rendre sa collection publique permet donc à son échelle de faire progresser la connaissance générale d’un domaine à partir du moment où les données mises en ligne sont structurées au sein d’une base de données.

Pour expliquer concrètement ce que cela veut dire, une base de données vous permettra de retrouver facilement un objet ou une série d’objets en lançant une recherche avec des mots clés ou en filtrant le résultat par catégorie ou caractéristique.

Sur CollecOnline par exemple, nous comptons 110 000 objets publics sur les 140 000 objets mis en ligne. Faire une recherche dans sa collection de 100 objets c’est pratique pour retrouver un objet, mais cette même recherche effectuée sur 100 000 objets aujourd’hui, et sur plusieurs millions d’objets demain, c’est quelque chose d’extrêmement puissant !

Aidez-nous (et aidez-vous par la même occasion) en construisant ensemble la plus grande base de savoir au monde.

Pour conclure, avez-vous des conseils sur la meilleure solution à utiliser ?

Sans surprise, je vous recommande chaudement de jeter un œil du côté de CollecOnline (et non CollectOnline !), la boîte à outils digitale des collectionneurs et amateurs d’art.

Cela fait à présent 6 ans que nous accompagnons les collectionneurs de tous horizons dans la gestion de leur collection et qu’ils nous accompagnent en retour dans la construction de la solution idéale. Nous sommes une équipe de passionnés, également collectionneurs à nos heures perdues (et aussi aux heures non-perdues).

Toujours à l’écoute de vos besoins, nous avons à cœur de faire évoluer notre site chaque semaine pour qu’il devienne un véritable compagnon de route pour vos objets de collection.