Wie können Sie Ihre Sammlung digitalisieren? Pro, Kontra und Lösungen

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Ob Sie den Schritt schon getan haben oder nicht, wenn Sie ein Sammler sind, haben Sie sich diese Frage sicher schon gestellt.

Ein Sammlerobjekt, unabhängig von seiner Herkunft und Epoche, ist oft ein kleines Stück Geschichte, der Zeuge einer Epoche, ein Teil unseres gemeinsamen Erbes... Die Bewahrung und Verbreitung ihrer Objekte und Kenntnisse ermöglicht es, sowohl die Geschichte einer Epoche zu erzählen, die uns fasziniert, als auch zum Fortschritt von Wissenschaft und Wissen auf unserem Niveau beizutragen. Sammeln heißt, Stücke der Geschichte zusammenzusetzen und zur Erhaltung des universellen Erbes beizutragen.

In aller Ehrlichkeit, dieser Artikel ist etwas parteiisch. Ich bin in der Tat ein starker Befürworter von Digitalisierung, Sharing und Online-Datenbanken. Ich werde jedoch so objektiv wie möglich alle Möglichkeiten und Fragen ansprechen, die wir uns stellen können, bevor wir den Schritt wagen.

Dieser Artikel ist eine automatische Übersetzung. Um das Dokument in seiner Originalsprache zu lesen, klicken Sie hier.

Muss ich ein Computertechniker sein, um meine Sammlung zu digitalisieren?

Was sind die Risiken der Digitalisierung meiner Sammlung?

• Schützen Sie Ihre Informationen
• Do It Yourself
• Par un professionnel
• IT-Sicherheit

Welche Lösung sollte man für die Digitalisierung seiner Sammlung verwenden?

• Einstieg in die Digitalisierung
• Die “selbstgemachte” Lösung
• Softwares zur Sammlungsverwaltung
• Anwendungen zur Sammlungsverwaltung
• Online-Lösungen für die Sammlungsverwaltung
• Benchmark

Was ist das wissenschaftliche Interesse daran, meine Sammlung öffentlich zu machen?

Abschließend: Haben Sie einen Tipp für die beste Lösung?

Muss ich ein Computer-Ingenieur sein, um meine Sammlung zu digitalisieren?

Die Antwort auf diese Frage ist natürlich; nein. Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Sammlung zu digitalisieren, die für jeden zugänglich sind. Ich werde diese Frage noch nicht weiter ausführen, da wir später in diesem Artikel auf die verschiedenen Möglichkeiten zurückkommen werden.

Was sind die Risiken der Digitalisierung meiner Sammlung?

Bei der Sicherung Ihrer Daten nach der Digitalisierung gibt es zwei wesentliche Aspekte zu beachten. Erstens die Dauerhaftigkeit Ihrer Daten (Verhinderung eines Computerausfalls, eines Hosts, der seinen Betrieb einstellt...) und zweitens die Sicherheit und Zugänglichkeit Ihrer Daten zu Ihren Lasten durch Dritte (Zugriff auf Ihren Computer, Hacken eines Online-Kontos).

Sie erhalten Informationen

In Bezug auf die Haltbarkeit Ihrer Informationen sollten Sie sich als erstes die Frage stellen, ob Sie sich selbst oder einem Fachmann aus der Branche mehr vertrauen.

Do It Yourself

Ein Sammler, der eine lange und mühsame Inventarisierungsarbeit geleistet hat, muss an eine regelmäßige Sicherung seiner Daten denken.

Es reicht nicht aus, regelmäßig ein Backup der Excel-Datei auf einem USB-Stick zu speichern, der neben dem Desktop-Rechner liegt. Sie müssen an das Schlimmste denken (Einbruch, Feuer...) und deshalb die Sicherungsorte vervielfältigen: auf Ihrem Computer, ein USB-Stick in Ihrem Banksafe, eine Kopie bei einem Verwandten, ein Online-Backup... Die Schwierigkeit wird sein, über die Jahre hinweg rigoros zu sein, um Ihre verschiedenen Backups auf dem neuesten Stand zu halten.

Fragen Sie einen Fachmann

Der Vorteil, wenn Sie dieses Problem einem Profi anvertrauen, ist, dass Sie sich nicht mehr um all diese Backup-Probleme kümmern müssen. Sie delegieren die Verantwortung an jemand anderen, was Vor- und Nachteile mit sich bringt.

"Welche Garantie haben wir, dass Sie in 10 oder 20 Jahren noch da sind? Das ist die sehr berechtigte Frage, die sich jeder Sammler stellen kann, bevor er sich für eine Lager- oder Inventarisierungslösung entscheidet. Die einzige ehrliche Antwort auf diese Frage ist, dass es keine Garantie gibt.

Was kann man also tun? Das Richtige ist, eine Lösung zu wählen, die Ihre Daten nicht zu Gefangenen macht! Jede Lösung, der Sie vertrauen können, sollte Ihnen einen Export ermöglichen, damit Sie Ihre wertvollen Daten jederzeit mit nach Hause nehmen können.

IT-Sicherheit

Ich werde das Thema Datenpiraterie beiseite lassen, denn egal ob Sie eine Einzelperson oder eines der größten Unternehmen der Welt sind, niemand ist vor Piraterie völlig sicher. Der Fachmann, der Ihnen etwas anderes erzählen wird, ist entweder ein Lügner oder inkompetent.

Es ist jedoch möglich, die Risiken zu begrenzen, indem man ein paar einfache Regeln beachtet: Wählen Sie ein Pseudonym als Benutzernamen, geben Sie niemandem Ihre physische Adresse, wählen Sie ein sicheres Passwort... Sagen Sie öffentlich im Internet nicht mehr, als Sie einem Fremden auf der Straße sagen würden.

Es ist leicht zu denken, dass Sie sich in Gefahr begeben, wenn Sie Ihre wertvollen Sammlerstücke digitalisieren. Aber in Wirklichkeit ist eine digitalisierte Sammlung eine geschützte Sammlung. Die Höhen und Tiefen des Lebens können jeden Sammler treffen. Wenn eine Sammlung verloren geht (egal, ob es sich um einen Diebstahl oder eine Katastrophe handelt), ist ein komplettes Online-Inventar Ihr bester Verbündeter, um die Situation zu überstehen und zu einem Zeitpunkt zu reagieren, an dem Sie wirklich keine Kopfschmerzen haben, Rechnungen und verstreuten Fotos hinterherzujagen.

Welche Lösung sollten Sie für die Digitalisierung Ihrer Sammlung verwenden?

Hausgemachte Lösung, Software zur Sammlungsverwaltung, mobile Anwendung, Online-Site... Im folgenden Abschnitt werden wir die verschiedenen Lösungen auf dem Markt betrachten und Vor- und Nachteile aufzeigen.

Einstieg in die Digitalisierung

Bevor Sie Ihre Sammlung digitalisieren, müssen Sie sie zunächst katalogisieren. Dies mag der längste Teil des Katalogisierungsprozesses sein, aber es ist vor allem der wesentliche Schritt.

Es ist klar, dass diese Aufgabe titanisch erscheinen mag, wenn Sie über mehrere Jahrzehnte hunderte oder sogar tausende von Sammlungsstücken angehäuft haben... Aber das Wichtigste ist, dass Sie damit beginnen, nach Themen zu priorisieren; was Ihnen am wichtigsten ist, was Sie teilen möchten, die wertvollsten Objekte oder die am einfachsten zu fotografierenden... Sie müssen nicht Ihre gesamte Sammlung inventarisiert haben, um stolz auf das Ergebnis zu sein.

Dieser Inventarisierungsschritt kann zu einem wirklichen Vergnügen werden, weil er Ihnen erlaubt, Ihre Sammlung neu zu entdecken. Ihr Wissen hat sich im Laufe der Jahre weiterentwickelt und ohne Zweifel werden Sie Raritäten, die in Ihren Fächern versteckt sind, wiederentdecken und vielleicht sogar unbekannte Objekte finden.

Die “selbstgemachte” Lösung

Die selbstgemachte Lösung erfordert in der Regel wenig: einen Desktop-Computer, eine Kamera und eine Excel-Datei (oder ähnliches).

Wenn die SEO-Arbeit erledigt ist, müssen Sie lediglich eine Excel-Datei mit einer Zeile pro Objekt und einer Spalte pro Merkmal, das Sie erfassen möchten, erstellen. Angewandt auf den Bereich der Numismatik können Sie zum Beispiel Ihre Münzsammlung mit folgenden Informationen organisieren: Titel, Beschreibung, Ausgabedatum, Seltenheit, Metall, Kaufinformationen (Preis, Datum, Verkäufer...), Schätzung, Referenz in Büchern, Quelle (Internetlink)...

Pros:

• Wählen Sie das Format Ihrer Daten
• Halten Sie Ihre Daten "zu Hause" vor neugierigen Blicken geschützt

Nachteile:

• Beschränkung auf das eigene How-to
• Schwieriger Zugriff auf Informationen von außerhalb des Hauses
• Niemand ist vor einem Computerausfall sicher, wenn ein Backup monatelang oder sogar jahrelang nicht erstellt oder nicht aktuell ist

Sammelverwaltungssoftware

Was wir gemeinhin als Software bezeichnen, ist ein Programm, das auf Ihrem Desktop-Computer installiert wird.

Heutzutage sind Softwares aus verschiedenen Gründen nicht mehr wegzudenken. Sie werden auf dem eigenen Computer installiert, oft ohne Internetanschluss. Der Großteil der vorhandenen Software ist veraltet und viele werden nicht mehr aktualisiert.

Sie haben ihre Glanzzeiten gehabt und sind immer noch die treuen Begleiter vieler Sammler. Sie ermöglichen ihren Anwendern eine Zeitersparnis gegenüber der selbstgebauten Lösung, da die meisten von ihnen sehr vollständige, vorgefertigte Klassifikationsbäume und eine Reihe von sehr praktischen Tools (Excel-Extraktion...) enthalten.

Pros:

• Klassifikationsbaum und vordefinierte Merkmale
• Vordefinierte Formen und Vorlagen für eine homogene und konsistente Klassifizierung
• Verwalten Sie Ihre Sammlung in Ihrer Ecke (Vorteil oder Nachteil?)

Nachteile:

• Software, die oft veraltet oder sogar überholt ist
• wenig oder keine Unterstützung und Updates
• Fehlendes Internet-Gateway
• Nicht kompatibel mit einem Telefon

Kollektionsmanagement-Anwendung

Die Anwendung zur Sammlungsverwaltung ist für das Telefon das, was die Software für den Computer ist, nur moderner! Seine Sammlung immer zur Hand zu haben ist etwas, das man zu schätzen weiß!

Das andere Interessante an der Verwendung einer mobilen Anwendung ist auch die Möglichkeit, einfach ein Foto von Ihrem Objekt mit Ihrem Smartphone zu machen und dann Ihre Objektdatei zu erstellen. Das ist sehr nützlich für Sammelthemen, die weder einen großen Inventarisierungsaufwand, noch eine personalisierte Beschreibung oder Karte erfordern.

Ein Sammler von Champagner oder Bierkapseln kann sein Glück in der Nutzung einer mobilen Anwendung finden. Ein Sammler von antiken Münzen, zeitgenössischer Kunst oder Antiquitäten hingegen muss detaillierte Karten von Grund auf erstellen. Das ist zeitaufwendige Büroarbeit, die sich nicht für das Telefonformat eignet.

Pros:

• Ihre Sammlung immer griffbereit
• Moderne Technologien
• Spart Zeit, wenn das Kollektionsthema an Ihre Bedürfnisse angepasst ist

Nachteile:

• Eine Sammlungsinventur ist eher eine Büroarbeit
• Die Anwendung bietet nicht immer die Möglichkeit, Sicherungskopien Ihrer Sammlung zu erstellen, falls Sie Ihr Telefon verlieren
• Wartungsproblem Kompatibilitätsproblem Android / IOS (Mac)

Online-Sammlungsmanagement-Lösungen

Sie haben es wahrscheinlich kommen sehen, da Sie sich auf dem Blog einer Online-Sammlerverwaltungslösung befinden; meine Präferenz für die Digitalisierung einer Sammlung geht weit in Richtung webbasierter Lösungen.

Diese Alternative hat in der Tat den Vorzug, das Beste aus den 3 zuvor genannten Lösungen zu vereinen.

Sie können zum Beispiel Ihre Online-Galerie erstellen und Ihre Sammlung mit der Allgemeinheit teilen oder im Gegenteil den Zugang einschränken, auf wen Sie wollen. Ihre Sammlung istauf jedem Medium zugänglich: Desktop, Tablet oder Handy.

Das Hosten auf einem entfernten Server ermöglicht es Ihnen, Backups zu automatisieren, um sich vor Datenverlust zu schützen.

Pros:

• Erreichbar über Telefon, Tablet und Computer
• Potentiell unendliche Bandbreite an Dienstleistungen
• Wir sind nicht mit Hand und Fuß an ein physisches Gerät gebunden
• Sehr geringes Risiko eines Datenverlustes bei einer in der Cloud gehosteten Lösung

Nachteile:

• Nicht immer kompatibel mit älteren Browsern
• Braucht eine Internetverbindung, um seine Sammlung zu konsultieren

Benchmark

Was ist das wissenschaftliche Interesse, meine Sammlung zu veröffentlichen?

Wir sind uns dessen vielleicht nicht bewusst, aber jedes Objekt, das online veröffentlicht wird, fügt dem Bauwerk des Wissens über das eigene Sammlungsthema einen Stein hinzu. Die Idee, die eigene Sammlung öffentlich zugänglich zu machen, ermöglicht neben dem Aspekt des Teilens auch den Aufbau eines Katalogs, der für alle im Rahmen von Forschung, Studium oder Identifikation nützlich ist.

Die eigene Sammlung öffentlich zugänglich zu machen, ermöglicht es also, auf seiner eigenen Ebene das allgemeine Wissen über eine Domäne voranzutreiben, sobald die online gestellten Daten in einer Datenbank strukturiert sind.

Um konkret zu erklären, was das bedeutet, ermöglicht eine Datenbank das einfache Auffinden eines Objekts oder einer Reihe von Objekten, indem man eine Suche mit Schlüsselwörtern startet oder das Ergebnis nach Kategorie oder Merkmal filtert.

Bei CollecOnline zum Beispiel zählen wir 110.000 öffentliche Objekte von den 140.000 online gestellten Objekten. Die Suche in einer Sammlung von 100 Objekten ist praktisch, um ein Objekt zu finden, aber dieselbe Suche auf 100.000 Objekten heute und auf mehreren Millionen Objekten morgen ist extrem leistungsfähig!

Helfen Sie uns (und helfen Sie gleichzeitig sich selbst), indem Sie gemeinsam die größte Wissensdatenbank der Welt aufbauen.

Zum Schluss noch ein Tipp, welche Lösung man verwenden sollte?

Wie Sie vielleicht schon erraten haben, empfehle ich Ihnen einen Blick auf CollecOnline (und nicht CollectOnline!), den digitalen Werkzeugkasten für Sammler und Kunstliebhaber!

Seit 6 Jahren helfen wir Sammlern aus allen Bereichen, ihre Sammlungen zu verwalten und die ideale Lösung zu finden. Wir sind ein Team von Enthusiasten, die auch in ihrer Freizeit (und auch in den Nicht-Stunden) sammeln.

Immer aufmerksam auf Ihre Bedürfnisse, liegt es uns am Herzen, unsere Seite jede Woche weiterzuentwickeln, damit sie zu einem echten Begleiter für Ihre Sammlerstücke wird.